telefonservice im virtuellen sekretariat

telefonservice im virtuellen sekretariatGastbeitrag von Kasey Navita Phifer, die bei der ebuero AG (virtuelles Sekratariat mit Telefon- und Büroservice) im Bereich Online Marketing arbeitet.

Wenn sich die Arbeit auf dem Schreibtisch eines Gründers stapelt und wichtige Partner anrufen, kann man das Gefühl bekommen, ein Tag müsste mindestens 30 Stunden haben. Ein virtuelles Sekretariat kann in diesem Fall sehr hilfreich sein. In diesem Beitrag zeige ich daher die Vor- und Nachteile eines virtuellen Sekretariats auf.

Wozu braucht man ein virtuelles Sekretariat?

Kunden, Geschäftspartner und auch potenzielle Kunden erwarten, dass Du bestmöglich erreichbar bist, obgleich Du als Einzelunternehmer oder als Gründer eines Startups viel zu
erledigen hast. Es ist dem Anrufer meist egal, ob Du selbst den Anruf entgegennimmst oder ein Mitarbeiter an das Telefon geht.

Besonders potenzielle Kunden schrecken vor einem Anrufbeantworter zurück; sie rufen lieber die Konkurrenz an, als es bei Dir noch einmal zu versuchen, denn sie brauchen die gewünschten Informationen sofort und wollen keine Minute länger darauf warten. Ein virtuelles Sekretariat kann in solchen Situationen für Entlastung und mehr Professionalität sorgen.

Professionelle Sekretärinnen können Dein Startup unterstützen.

Situation 1: Du hast eine Teilzeitkraft eingestellt, die klassische Büroaufgaben wie schriftliche Korrespondenz, Büroorganisation, Fristenkontrolle, Rechnungsprüfung und so
weiter erledigt. Die Mitarbeiterin muss jedoch ihre Büroarbeiten immer unterbrechen, sobald das Telefon klingelt und hat deshalb nicht genug Zeit, sich um ihre eigentlichen Tätigkeiten zu kümmern.

Situation 2: Du bist selbst im Kundengespräch oder Meeting und erwartest einen außerordentlich dringenden Rückruf. Im Gespräch mit dem Kunden solltest Du Dich vollends
und ohne Störung auf Dein Gegenüber konzentrieren und das Gespräch nicht unterbrechen.

Situation 3: Während einer Reise kann es durchaus vorkommen, dass Du aus technischen Gründen nicht erreichbar bist, weil Du Dich gerade im Flugzeug, in einem Funkloch oder auf der Autobahn befindest. Die Sekretärinnen bei ebuero nehmen Deine Anrufe entgegen und benachrichtigen Dich per SMS, Email oder Fax.

Situation 4: Deine Mitarbeiterin arbeitet auf Vollzeitbasis, jedoch nimmt sie ein Jahr aufgrund des Mutterschutzes frei. Es kann auch sein, dass Du zusätzliche Kräfte als Krankheits- oder Urlaubvertretung benötigen.

Welche Nachteile kann ein virtuelles Sekretariat haben?

  • Verlorene Kontrolle über die Qualität
  • Zeitaufwendig, das richtige Sekretariat zu finden
  • Zu wenig Bedarf an Sekretariatsdienstleistungen
  • Höhere Kosten durch Aufstapelung von Nebengebühren
  • Kein Ersatz vorhanden beim Insolvenz de Serviceanbieters
  • Nebenkosten und Grundgebühren können sich nach dem ersten Monat oder Jahr erhöhen.

Welche Vorteile bietet Dir ein virtuelles Sekretariat?

Was spezielle Leistungen und Konditionen betrifft, beziehen sich die folgenden Punkte insbesondere auf die ebuero AG als virtuelles Sekretariat. Die sonstigen Anbieter für Telefon- und Sekretariat-Services bieten selbstverständlich ähnliche, aber teils anders konditionierte Vorteile.

  • Fixkosten senken
  • Optimale Erreichbarkeit für Dein Unternehmen
  • Entlastung im Büro und unterwegs
  • Erhöhter Professionalitätsgrad
  • Bequeme Integration in Deine Arbeitsabläufe



Bildquelle: © Marius Hasnik – Fotolia.com

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2 Kommentare
  1. Astrid Radtke
    Astrid Radtke sagte:

    Virtuelles Sekretariat ist eigentlich alter Wein in neuen Schläuchen, denn jede verwaltungsrelevante Tätigkeit, die im Home-Office für einen Kunden ausgeführt wird,ist virtuell. Da spielt es keine Rolle, ob die Tätigkeit im Nachbarhaus oder in der nächsten Großstadt ausgeübt wird.

    Die hier beschriebene Variante ist eher der klassische Telefonservice.

    Was Existenzgründer ganz sicher schnell brauchen, sind strukturierte Abläufe. Das erreicht am besten eine gute Büroorganisation vor Ort. Gerade in der Anfangsphase eines Verwaltungsaufbaus ist ein persönlicher Kontakt wichtig, um die Möglichkeiten des Existenzgründer für organisatorische Aufgaben besser bewerten zu können.

    Ein klassisches Sekretariat übernimmt auch heute doch wesentlich mehr Aufgaben als überwiegend Anrufentgegennahme, Kontrolle und Terminverwaltung.

    Antworten
    • Thorsten Kucklick
      Thorsten Kucklick sagte:

      Ich denke auch, dass kein Existenzgründer oder Startup um strukturierte Organisation herumkommt. Der Telefonservice der virtuellen Sekretariate oder auch deren andere Services werden insbesondere dann interessant, wenn es ums Wachstum geht, wenn die Sache also ins Rollen gekommen ist.

      Antworten

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