Wenn man im Projektgeschäft startet, und erste Kunden für größere Aufträge gewinnt, ist das ja erstmal eine tolle Sache. Blöd nur, wenn einen die Arbeit an ebendiesen schönen Aufträgen derart vereinnahmt und zeitlich blockiert, dass zum Vorantreiben des Geschäfts gar keine Zeit mehr bleibt. So wäre jedes schöne Bootstrapping-Konzept sinnlos. Was also tun?

Auf die Aufträge zu verzichten, wäre sicher der falsche Weg, denn dann ist die Kasse schnell wieder leer. Und Grund zur Klage gibt es nun beileibe nicht vor dem Hintergrund der der Auftragslage.

Um eines vorwegzunehmen: Es geht hier definitiv nicht um Multitasking. Das ist was für überdrehte Heißdüsen in Chaos-Agenturen.

Mann kann stattdessen eine Struktur hinbekommen, die beliebig viele Aufträge unter einen Hut bekommt und gleichzeitig genug Freiraum für andere Aktivitäten lässt.

Wie so etwas in jeder einzelnen Branche ganz konkret zu bewerkstelligen ist, hängt zunächstmal von der Branche selbst ab, und natürlich von der Art der Projekte. Dennoch gehe ich davon aus, dass man einige grundsätzliche Dinge generalisieren kann.

Er hier ist bald durch mit den Nerven. Das muss doch nicht sein.

Ob es dabei um IT-Projekte geht oder wie in meinem Fall um die Organisation von individuellen Spieleproduktionen für Firmenkunden, ist daher zweitrangig. Entscheidend ist aus meiner Sicht eher die grundsätzliche Herangehensweise.

So haben sich bei meiner Arbeit mit B2B-Projekten bislang vier Phasen herauskristallisiert, die ich in ähnlicher Form auch so durchlaufen würde, wenn ich ein Auftragsgeschäft in einem komplett anderen Bereich aufbauen wollte:

  • Phase 1: Spontanorganisation
  • Phase 2: Checklisten & Standards
  • Phase 3: Prozesse straffen & skalieren
  • Phase 4: Outsourcing & Delegation

Wie die einzelnen Phasen bei Aufbau des Projektgeschäfts ablaufen, und was jeweils zu beachten ist, wo die kritischen Punkte sind, darum geht´s in diesem Post. Alles beginnt mit …

Phase 1: Spontanorganisation

Yeah, ein ersterKunde ist da! Jetzt alles stehen und liegen lassen, und ran an die Arbeit! Kleine Bestandsaufnahme:

Du hast weder Kundenverwaltung, noch irgendwelche eingespielten Mechanismen für das Projekt, du weißt nur:

  • Ich kenne mich rein fachlich mit der Sache aus,
  • ich habe so etwas in ähnlicher Form schon mal gemacht, und
  • ich werde den Auftrag daher verdammt nochmal irgendwie hinbekommen!

Erste Mails gehen hin und her, Dein Auftraggeber skizziert am Telefon seine Vorstellungen und Eckdaten. Es prasseln damit diverse Fakten auf dich ein, die es festzuhalten gilt:

  • Anforderungen des Kunden
  • spezielle Formate und technische Spezifikationen
  • Kontaktdaten von Ansprechpartnern
  • grafische Vorlagen
  • Deadlines
  • und und und,…

Wohin mit all dem Zeug?

Du legst dir auf dem Rechner erstmal einen Ordner an, das sieht zumindest nach Ordnung aus. Alles, was jetzt im Zusammenhang mit dem Auftrag relevant ist, bündelst du in diesem Projektordner, so dass du immer alles schnell im Blick hast. Denn wer will schon den Kunden wieder an der Strippe haben und gleichzeitig hektisch nach irgendwelchen Notizzetteln und Unterlagen suchen?

Was sich im Projektordner so alles tummeln wird:

  • Für die Auftragsdefinition mit dem Kunden improvisierst du einen Minivertrag oder eine ähnliche gegenseitige Bestätigung. Bloß nicht mehr als eine A4-Seite, besser noch weniger, wir sind ja nicht auf´m Amt. Nach meinem Geschmack gibt´s kaum schrecklicheres als verschwurbelte juristische Vertragsverklausulierungen, die am Ende lauter Fragezeichen hinterlassen und nur Zeit fressen. Überflüssig und kontraproduktiv!
  • Die Infos aus Telefonaten und Mails mit möglichen externen Partnern und dem Kunden dokumentierst du. Dabei gilt ebenso: Fakten, Fakten, Fakten! Wenn man mal wirklich überlegt, was in einem halbstündigen Telefonat essentiell gesagt wird, lässt sich das oft in drei Sätzen oder ein paar Stichpunkten zusammenfassen. Gleiches gilt für ellenlage Emails. Übrigens auch eine gute Gelegenheit zu versuchen, den Kunden ein wenig zu erziehen: Man hält seine Emails bewusst ganz kurz und knapp. Dann gibt es bei längerer Zusammenarbeit Grund zur Hoffnung auf ähnlich gehaltene Antworten.
  • Außerdem solltest Du Deadlines und Todo´s aufschreiben. Vielleicht mag hier der erste Gedanke sein: „Naja, ich weiß schon, was zu tun ist“, aber erstens kann sich ein solches Projekt auch mal in die Länge ziehen, wobei man plötzlich doch einiges nicht mehr auf dem Schirm hat, und zweitens ist es doch vollkommen normal, dass bei ähnlichen parallel laufenden Projekten Verwechslungsgefahr herrscht.

Hier ist erstmal Schnelligkeit und Übersichtlichkeit Trumpf, auf Formales legst du jetzt noch keinen Wert. Denn es klingelt wieder das Telefon, und vielleicht wartet schon der nächste Auftrag…

Phase 2: Checklisten & Standards

Sauber, die ersten Aufträge sind geschafft, und währenddessen hast du sogar noch ein paar neue Angebote für Interessenten geschrieben. Das ist jedesmal ein ganz schöner Aufwand, daher solltest du dir dafür jetzt ein kleines Excel-Tool basteln.

Eine Tabelle mit Interessenten und Kunden sowie eine für Angebote und Aufträge, mehr wird zunächst nicht nötig sein. Mit ein paar SVERWEIS-Kniffen kannst du dir zudem sogar eine provisorische Angebotsvorlage zusammengeschustern.

Jetzt lassen sich aus den ersten Aufträgen ein paar Erkenntnisse ziehen:

  • Welche Schritte kamen in welcher Reihenfolge bei allen Aufträgen vor, und welche waren zeitkritisch? Daraus lässt sich eine generelle Checkliste oder ein Workflow für alle weiteren Aufträge ableiten, so musst du nicht jedes Mal neu planen.
  • Wo haben sich Infos in Emails wiederholt, welche Dokumente kamen wiederholt zum Einsatz? Du erstellst also nach und nach Textbausteine und Vorlagen für Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Emails und so weiter, mit denen du immer mehr Zeit einsparen kann.

Wer hier schon merkt, der Marketingansatz funktioniert, und künftig werden immer mehr solcher Projekte parallel zu managen sein, kann das Erstellen vieler dieser Vorlagen auch überspringen und gleich in Phase 3 einsteigen, denn dort geht es um ähnliche Herausforderungen, nur auf einer höheren Ebene.

Phase 3: Prozesse straffen & skalieren

Vor lauter Infos zu den bisherigen Angeboten und Projekten wird das schöne Excel-Tool langsam unübersichtlich. Ruft ein Kunde an, kannst du teils echte Schwierigkeiten bekommen, auf die Schnelle die Infos zu seinem Projekt parat zu haben.

Zudem ist diese ganze Excelei nicht wirklich komfortabel. Alle Auftragsinfos stehen in ellenlangen Zeilen, und die Dateien wird bei wachsendem Umfang immer schwerfälliger.

Was jetzt Abhilfe schafft und das komplette Handling auf eine neue Stufe hebt, ist entweder

a) ein Projektmanagement-Tool in Verbindung mit weiteren Tools für Rechnumgsstellung etc. oder

b) ein CRM-System, ein Online-Tool also zum Customer Relation Management.

So ein Tool bietet eine ganze Palette an Organisationsmöglichkeiten, Funktionen und Vorlagen, so dass man seine vorherige Excel-Tabelle nach Import aller Daten getrost entsorgen kann. Je nach System ist es angefangen von der standardisierten Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung bis hin zu automatisierten Berichten und Statistiken künftig ständiger Begleiter in allen Phasen der Auftragsbearbeitung.

So viel zur Technik. Nur können die tollsten Features nicht weiterhelfen, solang es dazu keine aufeinander abgestimmten Workflows gibt. Es gilt also, die in Phase 2 erkannten Standardabläufe in der Art per Projektmanagement- oder CRM-Tool abzubilden, dass jeder Auftrag,  jedes Projekt damit nach einem klaren Schema ablaufen kann.

Nein, das bin nicht ich

Beispielsweise kannst du dazu für jedes Projekt eine Checkliste mit allen Stationen aufbauen, vom Erstkontakt über Abgabetermine bis hin zum Projektabschluss. Wiedervorlagen sichern dabei ab, dass du keinen der Checks übersiehst.

Hast du mehr als ein Dutzend Projekte gleichzeitig am Laufen, kannst du Einzelheiten und Termine getrost auch mal vergessen, denn du wirst durch Wiedervorlagen und entsprechende Notizen immer daran erinnert, wenn es notwendig ist. So bleibt der Kopf frei, weil du nicht ständig mit der Unsicherheit rumrennst, irgendwas wichtiges zu übersehen.

Mit der ganzen Aktion erzielt man drei Ergebnisse:

  1. Die Zeit zur Bearbeitung von einzelnen Aufträgen sinkt.
  2. Man kann etliche Projekte und Aufträge parallel managen.
  3. Durch die Standardisierung können einzelne Projekte auch an Mitarbeiter abgegeben werden.

Gerade der dritte Punkt ist entscheidend dafür, ob das Geschäft weiter wachsen kann, oder ob man bald selbst wieder an seine eigenen Grenzen stößt und wie ein Wilder nur noch abarbeitet, ohne auf´s Neugeschäft oder andere Aktionen zu schauen.

Phase 4: Outsourcing & Delegation

Die Auftragslage ist gut, doch ein Ende der eigenen Ressourcen ist absehbar. Wer jetzt also künftige Aufträge und Projekte an Mitarbeiter oder virtuelle Assistenten abgeben will, sollte vorher noch eines machen: Eine kurze Analyse. Und und zwar darüber, welche Ressourcen und Kapazitäten er überhaupt braucht.

Dazu ist es nicht verkehrt, wie eine externe Unternehmensberatung einmal die eigenen Prozesse zu durchleuchten:

  • Welche Schritte fallen in jedem Projekt an?
  • Wieviel Zeit in Minuten benötige ich dafür jeweils?

Die Ergebnisse können durchaus interessant sein, und Schwachstellen aufdecken, die es zu beheben gilt.

Zunächst einmal kann diese Analyse weitere Möglichkeiten zur Optimierung des gesamten Systems hervorbringen. Aber in erster Linie zeigt sie, wieviel Netto-Zeit wirklich für ein Projekt und seine einzelnen Teilaufgaben erforderlich ist.

Zur realistischen Schätzung sind nochmal 20 bis 40 Prozent draufzurechnen für Pausen und Arbeitsunterbrechungen. Dann weißt du wirklich, mit wieviel Zeit du jeweils kalkulieren kannst. Das heißt, wenn du weitere Leute in die Arbeit einbindest, kannst du deren Arbeitsvolumen von vornherein absehen und damit auch in der Projektkalkulation berücksichtigen.

Wenn nun die neuen Leute quasi bei Null anfangen, sollten sie nicht alle vorherigen drei Phasen nochmal so durchlaufen. Denn dann hätte man sich die ganze Strukturierung und Optimiererei auch sparen können. Du musst also die Voraussetzungen schaffen, dass sie da einsetzen können, wo das System jetzt steht.

Dabei geht es in meinen Augen nicht darum alles angefangen bei Adam und Eva runterzurattern, sondern vor allem darum, Informationen zugänglich und transparent zu machen. Also kein Herrschaftswissen für sich zu bunkern, sondern einfach offenzulegen.

Was für den User einer Website die FAQ sind, kann für den Mitarbeiter – egal ob stationär oder virtuell – ein Wiki sein. Dort kann er vieles dessen finden, was er in der täglichen Projektarbeit braucht.

Tools und Workflows können jetzt immer nochmal optimiert werden, aber das wichtigste nach den vier Phasen ist:

Du kannst dich konzentrieren auf´s Steuern und Ausbauen des eigentlichen Geschäfts, du arbeitest wieder mehr AM Unternehmen statt IM Unternehmen.

Bildquelle: © MiAoX – Fotolia.com 

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  1. […] Du als Freelancer unterwegs bist, eine Agentur aufbaust oder anderweitig Projektgeschäft betreibst – die Gedanken von Liam Veitch kann ich persönlich nur […]

  2. […] In unserem Unternehmen MeinSpiel betreiben wir neben dem Endkundengeschäft ebenso eine Sparte für B2B, also Firmenkunden. Dazu hab´ ich vor einiger Zeit auch mal aufgeschrieben, wie wir konkret dieses Projektgeschäft organisieren. […]

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