Wie im ersten Teil dieses Zweiteilers definiert, geht es mir beim virtuellen Projektgeschäft darum, eine Struktur im Unternehmen oder der eigenen Arbeitsorganisation hinzubekommen, die beliebig viele Aufträge unter einen Hut bekommt und gleichzeitig genug Freiraum für andere Aktivitäten lässt. Stichwort Skalierung.

Bei mir haben sich dazu folgende vier Schritte als praktikabel erwiesen:

  • Phase 1: Spontanorganisation (siehe Teil 1)
  • Phase 2: Checklisten & Standards (siehe Teil 1)
  • Phase 3: Prozesse straffen & skalieren
  • Phase 4: Outsourcing & Delegation

Nach den Phasen „Spontanorganisation“ sowie „Checklisten & Standards“ in Teil 1 dieses Zweiteilers, stehen jetzt die Phasen 3 und 4 auf dem Programm.

Phase 3: Prozesse straffen & skalieren

Vor lauter Infos zu den bisherigen Angeboten und Projekten wird das schöne Excel-Tool langsam unübersichtlich. Ruft ein Kunde an, kannst du teils echte Schwierigkeiten bekommen, auf die Schnelle die Infos zu seinem Projekt parat zu haben.

Zudem ist diese ganze Excelei nicht wirklich komfortabel. Alle Auftragsinfos stehen in ellenlangen Zeilen, und die Dateien wird bei wachsendem Umfang immer schwerfälliger.

Was jetzt Abhilfe schafft und das komplette Handling auf eine neue Stufe hebt, ist entweder

a) ein Projektmanagement-Tool in Verbindung mit weiteren Tools für Rechnumgsstellung etc. oder

b) ein CRM-System, ein Online-Tool also zum Customer Relation Management.

So ein Tool bietet eine ganze Palette an Organisationsmöglichkeiten, Funktionen und Vorlagen, so dass man seine vorherige Excel-Tabelle nach Import aller Daten getrost entsorgen kann. Je nach System ist es angefangen von der standardisierten Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung bis hin zu automatisierten Berichten und Statistiken künftig ständiger Begleiter in allen Phasen der Auftragsbearbeitung.

So viel zur Technik. Nur können die tollsten Features nicht weiterhelfen, solang es dazu keine aufeinander abgestimmten Workflows gibt. Es gilt also, die in Phase 2 erkannten Standardabläufe in der Art per Projektmanagement- oder CRM-Tool abzubilden, dass jeder Auftrag,  jedes Projekt damit nach einem klaren Schema ablaufen kann.

Nein, das bin nicht ich

Beispielsweise kannst du dazu für jedes Projekt eine Checkliste mit allen Stationen aufbauen, vom Erstkontakt über Abgabetermine bis hin zum Projektabschluss. Wiedervorlagen sichern dabei ab, dass du keinen der Checks übersiehst.

Hast du mehr als ein Dutzend Projekte gleichzeitig am Laufen, kannst du Einzelheiten und Termine getrost auch mal vergessen, denn du wirst durch Wiedervorlagen und entsprechende Notizen immer daran erinnert, wenn es notwendig ist. So bleibt der Kopf frei, weil du nicht ständig mit der Unsicherheit rumrennst, irgendwas wichtiges zu übersehen.

Mit der ganzen Aktion erzielt man drei Ergebnisse:

  1. Die Zeit zur Bearbeitung von einzelnen Aufträgen sinkt.
  2. Man kann etliche Projekte und Aufträge parallel managen.
  3. Durch die Standardisierung können einzelne Projekte auch an Mitarbeiter abgegeben werden.

Gerade der dritte Punkt ist entscheidend dafür, ob das Geschäft weiter wachsen kann, oder ob man bald selbst wieder an seine eigenen Grenzen stößt und wie ein Wilder nur noch abarbeitet, ohne auf´s Neugeschäft oder andere Aktionen zu schauen.

Phase 4: Outsourcing & Delegation

Die Auftragslage ist gut, doch ein Ende der eigenen Ressourcen ist absehbar. Wer jetzt also künftige Aufträge und Projekte an Mitarbeiter oder virtuelle Assistenten abgeben will, sollte vorher noch eines machen: Eine kurze Analyse. Und und zwar darüber, welche Ressourcen und Kapazitäten er überhaupt braucht.

Dazu ist es nicht verkehrt, wie eine externe Unternehmensberatung einmal die eigenen Prozesse zu durchleuchten:

  • Welche Schritte fallen in jedem Projekt an?
  • Wieviel Zeit in Minuten benötige ich dafür jeweils?

Die Ergebnisse können durchaus interessant sein, und Schwachstellen aufdecken, die es zu beheben gilt.

Zunächst einmal kann diese Analyse weitere Möglichkeiten zur Optimierung des gesamten Systems hervorbringen. Aber in erster Linie zeigt sie, wieviel Netto-Zeit wirklich für ein Projekt und seine einzelnen Teilaufgaben erforderlich ist.

Zur realistischen Schätzung sind nochmal 20 bis 40 Prozent draufzurechnen für Pausen und Arbeitsunterbrechungen. Dann weißt du wirklich, mit wieviel Zeit du jeweils kalkulieren kannst. Das heißt, wenn du weitere Leute in die Arbeit einbindest, kannst du deren Arbeitsvolumen von vornherein absehen und damit auch in der Projektkalkulation berücksichtigen.

Wenn nun die neuen Leute quasi bei Null anfangen, sollten sie nicht alle vorherigen drei Phasen nochmal so durchlaufen. Denn dann hätte man sich die ganze Strukturierung und Optimiererei auch sparen können. Du musst also die Voraussetzungen schaffen, dass sie da einsetzen können, wo das System jetzt steht.

Dabei geht es in meinen Augen nicht darum alles angefangen bei Adam und Eva runterzurattern, sondern vor allem darum, Informationen zugänglich und transparent zu machen. Also kein Herrschaftswissen für sich zu bunkern, sondern einfach offenzulegen.

Was für den User einer Website die FAQ sind, kann für den Mitarbeiter – egal ob stationär oder virtuell – ein Wiki sein. Dort kann er vieles dessen finden, was er in der täglichen Projektarbeit braucht.

Tools und Workflows können jetzt immer nochmal optimiert werden, aber das wichtigste nach den vier Phasen ist:

Du kannst dich konzentrieren auf´s Steuern und Ausbauen des eigentlichen Geschäfts, du arbeitest wieder mehr AM Unternehmen statt IM Unternehmen.

Bildquelle: © MiAoX – Fotolia.com

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