Outsourcing für Freelancer – Wie Du Aufgaben systematisch abgibst und mehr verdienst

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Mit einem systematischen Outsourcing kannst Du als Freelancer Deine tägliche Todo-Liste um einiges schrumpfen lassen. Deine Belohnung besteht aus mehr Zeit für die wirklich wichtigen Projekte und Möglichkeiten mehr Geld zu verdienen.

So verheißungsvoll das Thema Outsourcing damit für Freelancer klingt, so komplex wird die Sache, wenn es darum geht, in der Praxis ein gutes Freelancer-Team aufzubauen und in die tägliche Arbeit zu integrieren.

Pascal Schafft - Experte für Outsourcing als Freelancer

Pascal Schafft

Pascal Schafft hat als Freelancer reichlich Erfahrungen mit dem Outsourcing verschiedenster Aufgabenbereiche. Deshalb gibt er uns im heutigen Gastartikel ordentlich Tipps und tiefe Einblicke in seine Erfahrungen.

Pascal ist freiberuflicher Werbetexter, Weltenbummler und treibt sich seit 2014 in Südostasien rum. In seinem kostenlosen Newsletter freelanceformula.de verrät er Tipps und Tricks, wie Du als Freelancer mehr Geld verdienen und bessere Kunden gewinnen kannst.

Pascal, let´s go!

Als ich mich vor vier Jahren als Freelancer selbständig gemacht habe, dachte ich, ich hätte es geschafft. Endlich frei, dachte ich mir.

Mit der Zeit hat mich dann allerdings die hässliche Realität eingeholt. Mir wurde klar, dass ich als Freelancer zwar große Freiheiten habe… aber auf der anderen Seite noch viel mehr an meinen Computer gekettet war.

Klar als Freelancer kannst du:

  • Überall arbeiten
  • Dir deine Zeit selber einteilen
  • Dir deine Kunden und Projekte selber aussuchen

Allerdings hat das ganze auch einen großen Nachteil. Denn du bist jetzt nicht mehr Teil eines Teams, sondern auf dich allein gestellt.

Es hängt jetzt an dir, sämtliche Aspekte deines Business zu übernehmen. Und ein Freelancer-Business bringt eine ganze Menge an Aufgaben mit sich.

Ich bin zum Beispiel Werbetexter. Mein Geld verdiene ich damit, Mailings und Email-Sequenzen für meine Kunden zu schreiben. Das ist meine „Moneymaker“ Tätigkeit, mit der ich mein Geld verdiene.

Darüber hinaus muss ich aber auch noch eine ganze Reihe anderer Dinge bewältigen, für die ich nicht bezahlt werde. Wie zum Beispiel:

  • Marketing und Kundenakquise
  • Verschiedene Projekte jonglieren
  • Kunden zufrieden halten
  • Buchhaltung & Steuern
  • Rechnungen schreiben
  • Website + Email Newsletter aufsetzen und pflegen

Bei mir hat das dazu geführt, dass ich irgendwann mit der Arbeit kaum noch hinterhergekommen bin. Ich kam an einen Punkt, wo ich ohne fremde Hilfe nicht mehr wachsen konnte.

Diesen Punkt erreichen viele Freelancer und Solopreneure früher oder später. Der Punkt an denen ihnen klar wird…

Du kannst als Freelancer nicht alles alleine erledigen

Der Tag hat 24 Stunden und du hast nur begrenzt Energie und Willenskraft. Es macht keinen Sinn, alles selber stemmen zu wollen.

Das Problem ist, dass viele Freelancer und Solopreneure denken, sie können alles alleine erledigen. Diese Einzelkämpfer-Mentalität kann besonders in der Anfangsphase sehr hilfreich sein. Wenn du aber wachsen willst, dann wird dir das mit der Zeit im Wege stehen.

Je mehr Zeit du mit Routinetätigkeiten, Papierkram und Verwaltungsaufgaben verbringst, desto weniger Zeit hast du, um Umsatz zu generieren. Es gibt einfach keinen Grund, alles selber machen zu wollen, besonders Tätigkeiten, die dir selber gar nicht liegen.

Outsourcing erlaubt dir, dich auf deine eigentliche Arbeit zu konzentrieren, die dir am meisten Geld einbringt.

Du kannst dich auf deine Talente konzentrieren und verschwendest nicht deine Zeit mit Routinetätigkeiten oder mit Aufgaben, die dir überhaupt nicht liegen.

Outsourcing muss nicht teuer sein

Du kannst kleinere Aufgaben bereits für einstellige Euro-Beträge auslagern, wie ich dir später in diesem Artikel zeigen werde.

Das ist der Schlüssel, um als Solopreneur und Freelancer auf ein hohes Einkommen zu gelangen. Bau dir ein Team auf, gib soviel ungeliebte Tätigkeiten wie möglich an andere ab und konzentrier dich auf deine „Moneymaker“ Aufgaben.

Du könntest das ganze sogar einen Schritt weiter treiben, indem du Productized Services anbietest, dir ein Team aufbaust und nur noch als Mittelsmann agierst und die Aufträge an deine Mitarbeiter delegierst. Das ist das Geschäftsmodell, nach dem Agenturen arbeiten.

Der Punkt ist, Outsourcing bedeutet Skalierbarkeit. Es ermöglicht dir, den höchstmöglichen Profit aus deiner Arbeitszeit rauszuholen oder dein Einkommen sogar komplett von deiner Arbeitszeit zu entkoppeln.

Warum viele Solopreneure und Freelancer dennoch alles selber machen wollen

Outsourcing kann dir Zeit sparen, dich entlasten und dir helfen, dein Business aufs nächste Level zu heben. Warum weigern sich viele Freelancer und Solopreneure dennoch mit Händen und Füßen dagegen, sich Unterstützung zu holen?

Dafür wirst du immer wieder die gleichen Ausflüchte hören:

  • Ich habe nicht genug Arbeit, um einen Freelancer zu beschäftigen
  • Ich kann das selber schneller/besser machen
  • Ich weiß nicht, ob der Freelancer einen guten Job macht
  • Ich habe kein Budget

Der wahre Grund liegt meiner Meinung nach woanders.

Ich denke, dass die meisten Freelancer und Solopreneure einfach ein Problem damit haben, die Kontrolle via Outsourcing an andere abzugeben.

Das Business ist für sie ein sehr persönliches Projekt und sie haben panische Angst davor, einen Fremden daran rumwursteln zu lassen.

Wenn du mit deinem Solo-Business wachsen willst, dann wird dich diese Einstellung allerdings zurückhalten. Fakt ist:

  1. Du kannst vielleicht vieles selber besser machen, als ein Mitarbeiter… aber nicht alles
  2. Du hast garantiert jetzt schon Mini-Aufgaben, die du locker an einen Mitarbeiter abgeben könntest
  3. Unterstützung bekommst du bereits für kleines Geld

Es gibt also keinen Grund, dir nicht Unterstützung an Bord zu holen.

Wann sich Outsourcing lohnt – Ab welchen Einkommen du Tätigkeiten an andere abgeben solltest

Wenn dein üblicher Stundenlohn über dem liegt, was du einem Mitarbeiter für seinen Job zahlen würdest, dann solltest du simple Tätigkeiten so schnell es geht auslagern. Denk dran, so schaffst du Jobs für andere und machst dir gleichzeitig das Leben leichter. Win-Win.

Sagen wir du verdienst 75€ pro Stunde mit deiner Haupttätigkeit. Einen virtuellen Assistenten aus den Philippinen oder aus Indien kannst du bereits für 2-3 Euro pro Stunde anheuern. Es macht in dieser Situation absolut keinen Sinn, deine Zeit mit Routinetätigkeiten zu verschwenden, die ein Mitarbeiter für einen Bruchteil deines Gehalts bewältigen kann.

Du wirst wahrscheinlich ein paar Leute testen müssen (mehr dazu später in diesem Artikel), aber früher oder später findest du einen guten und er kann dir simple Routinetätigkeiten abnehmen..

Wenn du deutschsprachige Unterstützung oder Mitarbeiter für komplexere Aufgaben brauchst, dann wirst du etwas tiefer in die Tasche greifen müssen. Ein deutschsprachiger Assistent arbeite zum Beispiel nicht für Drittwelt-Löhne und will. Hier würde ich mal mindestens 15-20 Euro pro Stunde einplanen, wenn du jemand gutes finden willst.

Aber auch das würde sich bei einem Stundensatz von 75 Euro für deine Moneymaker Tätigkeit locker rechnen. Sagen wir, du beschäftigst einen Assistenten mit 10 Stunden Arbeit die Woche.

Das würde dich 200 Euro kosten. Dafür hast du allerdings 10 Stunden mehr Zeit für deine Haupttätigkeit. Bei voller Auslastung könntest du so 750 Euro mehr pro Woche verdienen. Abzüglich der Kosten bleibt dir immer noch ein Profit von 550 Euro pro Woche. Das klingt doch nicht schlecht oder?

Wichtig ist dabei immer, dass die Investition in einen Mitarbeiter sich für dich lohnt. Unter dem Strich solltest du dadurch mehr Geld einnehmen, als du ausgibst.

Behalt also immer deine Zahlen im Auge und kalkuliere, was dir ein Mitarbeiter einbringt und wie viel du für ihn ausgibst.

Vollzeit-Stelle vs. Projektbasiert Outsourcen

Wenn du das erste Mal Tätigkeiten an Freelancer auslagerst, musst du nicht gleich einen Haufen Kohle in einen Vollzeit-Mitarbeiter investieren. Du kannst ein Teammitglied auf Projektbasis anheuern und nur für die Arbeit bezahlen, die gerade anfällt. Mini-Projekte kannst du auf Seiten wie fiverr.com sogar schon für 5 Euro abgeben.

Ich empfehle dir, erst mal klein anzufangen und einen Freelancer auf Projektbasis anzuheuern. Du kannst etwas experimentieren und verschiedene Aufgaben an den Freelancer abgeben. So stehst du am Ende nicht blöd da, wenn du dich auf ein neues Teammitglied verlässt und der dich dann hängen lässt.

Außerdem kannst du so ein paar Mitarbeiter durchtesten, bevor du jemand längerfristig in dein Team einbindest. Denk dran, gute Leute sind schwer zu finden (mehr dazu später in diesem Artikel).

Wenn du mit der Zeit mehr Arbeit hast und dein Mitarbeiter sich bewährt hat, dann kannst du das ganze zu einer festen Teilzeit-Stelle umwandeln. Das hat den Vorteil, dass auch dein Freelancer mit seinen Tätigkeiten mitwachsen kann und nicht gleich mit zu viel Verantwortung überfordert wird.

Meine Erfahrungen mit Outsourcing als Freelancer

Wie die meisten Freelancer und Solopreneure habe ich mich lange Zeit auch gegen das Outsourcing gesträubt. Irgendwann wuchs mir die Arbeit dann aber über den Kopf. Außerdem habe ich gemerkt, dass technische Aufgaben mir überhaupt nicht liegen.

Deshalb habe ich mir als erstes einen indonesischen Webentwickler angeheuert. Für umgerechnet ca. 8 Euro pro Stunde hat er mir meine Website gebaut. Auch heute setze ich ihn für Nebenprojekte ein oder wenn es mal Updates oder Änderungen an der Seite gibt.

Da das nur hin und wieder mal anfällt, arbeitet er weiterhin auf Projektbasis für mich. Das heißt wenn Not am Mann ist, schicke ich ihm einfach eine kurze Nachricht in Skype und dann wird das ganze in der Regel in 2-3 Tagen erledigt.

Als nächstes brauchte ich einen Designer, der mir schicke PDF Dateien, Checklisten und Ebook Cover erstellt. Dafür habe ich schnell ein paar sehr gute Leute auf fiverr.com gefunden.

Ich habe Null Ahnung von Grafikdesign und auf Fiverr findest du mit etwas rumprobieren Leute, die einen sehr guten Job machen. Ich habe inzwischen meine „Go-To“ Leute für solche Designjobs. Wenn mal was dringend erledigt werden muss, kriegst du häufig für 5 Dollar Extra einen 24 Stunden Express-Service.

Im nächsten Schritt habe ich mir einen virtuellen Assistenten angeheuert, der mich bei Recherchearbeiten und simplen Dateneingabe-Tätigkeiten unterstützt. Dieser Assistent ist aus Pakistan und ich zahle im umgerechnet etwa 3 Euro pro Stunde. Er macht gute Arbeit, spricht aber natürlich kein Deutsch und kann daher nur einen begrenzte Anzahl von Aufgaben für mich erledigen.

Dieser Mitarbeiter arbeitet ebenfalls auf Projektbasis für mich, da die Arbeit immer stark schwankt. Mal kann ich ihn 5 Stunden pro Woche beschäftigen, mal 10, mal fällt auch gar nichts an.

Zu guter Letzt habe ich einen deutsches Mitarbeiter angeheuert, um für mich eine Liste von Unternehmen in meiner Branche anzumailen.

Mit mehreren Leuten Outsourcing in der Praxis testen

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass du immer mehre Leute ausprobieren musst, bevor du jemand gutes findest. Egal ob du Leute international oder aus dem deutschsprachigen Raum anheuerst.

Einzelne Mitarbeiter sind manchmal schlicht unzuverlässig oder haben eine schlechte Arbeitsmoral. Auch die Sprachbarriere kann ein großes Problem sein. Anfangs hatte ich daher auch einige richtige Nieten gezogen.

Zum Beispiel habe ich mit Studenten eher schlechte Erfahrungen gemacht. Gute Erfahrungen hatte ich dagegen mit Müttern, die gerne von zu Hause ein Nebeneinkommen verdienen wollten. Diese sind häufig froh, wenn sie mehr Zeit mit ihren Kindern verbringen und gleichzeitig noch etwas Geld verdienen können.

Tipps & Tricks um Teammitglieder anzuheuern

Gute Leute zu finden ist nicht so einfach und du musst einfach einige Kandidaten durchprobieren, bevor du deinen Superstar findest. Dazu kannst du einen Testlauf mit mehreren Kandidaten starten. Ich gebe den Leuten immer eine echte Aufgabe, die sie auch später so für mich erledigen würden.

Allerdings sind das nur Aufgaben, die weniger wichtig sind und wo die Kandidaten nicht viel verbocken können. Das sind zum Beispiel einfache Rechercheaufgaben, Copy-Paste Jobs oder ich lasse mir von einem Entwickler eine Test-Seite nach meinen Vorgaben aufbauen.

Zum Briefing drehe ich ein kurzes Video mit meinen Vorgaben, dass ich jedem Kandidaten unkommentiert schicke. Dann bekommt jeder Kandidat eine bezahlte Stunde Zeit, um diese Aufgabe zu erledigen.

Du merkst so recht schnell, wer etwas taugt und wer nicht. Einige Kandidaten kriegen manchmal gar nichts auf die Reihe. Andere verstehen die Anweisungen nicht. Wieder andere machen einen schlampigen Job.

Aber du wirst auch Kandidaten erledigen, die Anweisungen befolgen können und gute Arbeit erledigen.

So kristallisieren sich dann Leute heraus, mit denen du weiter arbeiten kannst. Ich schaue neuen Teammitgliedern zu Beginn immer genau auf die Finger. Bei Upwork geht das ganz einfach mit der eingebauten Time-Track App, die in regelmäßigen Abständen Screenshots von deinem Mitarbeiter an dich schickt..

Wenn ein Teammitglied sich mit der Zeit bewährt hat, dann lass ich ihn machen und kontrolliere nur noch stichprobenartig.

Weitere Erfahrungen mit dem Outsourcing

Wenn du Leuten mehr Geld bezahlst heißt das nicht automatisch, dass sie auch besser arbeiten. Besser ist es mit einem niedrigen Gehalt anzufangen und dass nach einiger Zeit zu steigern, wenn sich ein Teammitglied bewährt hat.

Ich versuche immer so viel es geht, feste Strukturen und Prozesse auszuarbeiten, die ich meinen Teammitgliedern in die Hand gebe. Wenn du so etwas einmal gemacht hast, kannst du viele verschiedene Leute damit anlernen und sparst massiv Zeit. Ich nutze dazu Vorlagen, Handbücher und Briefing-Videos die ich mit einem App namens TinyTake drehe.

Gute Leute sind schwer zu finden. Du musst einfach eine ganze Reihe an Leuten durchtesten und viele davon werden dich enttäuschen. Wenn du gute Mitarbeiter findest halte sie dir warm und denk darüber nach, das Gehalt mit der Zeit zu erhöhen.

Kenn die Grenzen deiner Teammitglieder. Einen VA aus Indien der für 3 Euro die Stunde arbeitet, kannst du nicht mit komplexen Aufgaben überfordern. Gib diesen Leuten simple Dinge und glasklare Anweisungen.

Ressourcen, die ich zum Outsourcing genutzt habe

  • Upwork
  • fiverr.com
  • Deine lokale Uni (einfach einen Zettel ans schwarze Brett pinnen. Viele Studenten sind glücklich über eine Möglichkeit, flexibel und von zu Hause aus etwas Geld dazu zu verdienen)
  • Facebook Gruppen wie „Digitale Nomaden“ oder „Freelance Jobs“. Hier sind immer Leute auf der Suche nach Online-Jobs.
  • Persönliche Empfehlungen von Freunden und Kollegen

Fazit

Outsourcing ist eine Fähigkeit, die als Freelancer gelernt sein will. Du wirst wahrscheinlich nicht beim ersten Versuch einen Superstar finden und einige Leute durchtesten müssen. Aber die Arbeit lohnt sich, denn ein gutes Team kann dich entlasten und dir dabei helfen, dein Einkommen auf das nächste Level zu heben.

Fang am besten mit kleinen Mini-Projekten an. Das kann zum Beispiel ein Logo oder Grafikdesign auf Fiverr sein. Wenn du erst einmal Blut geleckt hast, wirst du schnell mehr ungeliebte Tätigkeiten an andere abgeben wollen. Freelancer-Seiten wie Upwork machen es dir denkbar einfach, Unterstützung zu finden und dein eigenes Team aufzubauen.

Je mehr Tätigkeiten dir deine Mitarbeiter abnehmen, desto mehr kannst du dich auf deine Kernkompetenz und deine „Moneymaker“ Tätigkeit konzentrieren. Das ist der Schlüssel zu einem guten Einkommen als Freelancer und Solopreneur.

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4 Kommentare

  • on 16. August 2016 Antworten

    Hallo Pascal,
    noch weiter viel Erfolg mit Deinem Business. Auch ich nutze Outsourcing schon seit langem und habe dabei folgende Erfahrung gesammelt:

    1.) Immer nachfragen ob der VA auch alles verstanden hat und nie annehmen das alles klar ist. Oft muss man die (aus unserer Sicht) einfachsten Dinge erklären, da der VA dies (aufgrund seines Heimatlandes) gar nicht wissen kann. Beispiel Eintrag ins CRM – was ist Region, Ort, PLZ …

    2.) Nicht nach Stundensatz entscheiden, sondern pro abgeschlossener Aufgabe inkl. eigenem Aufwand. Es nutzt nichts, wenn ich nur 5 Euro pro Stunde bezahle, aber dann einen erhöhten Mehraufwand habe. Wichtig ist die Qualität des „Endprodukts“ und meine eigene Zufriedenheit.

    3.) Testen, testen, testen
    Meine „Erfolgsquote“ liegt bei 1:5, sprich ich muss 5 VAs testen damit einer übrig bleibt, mit dem ich arbeite. Dieser bleibt mir aber dann – zum Glück – jahrelang erhalten.

    • on 27. August 2016 Antworten

      Danke dir Johannes!

      Ich stimme dir zu, glasklare Kommunikation, nicht nur den billigsten Anbieter nehmen und ein paar Leute durchtesten.

      Dann findet man früher oder später verlässliche Leute.

  • on 23. August 2016 Antworten

    Hallo Pascal,
    toller Artikel zum Thema.

    Immer wieder schön zu hören/lesen, dass andere Freelancer das selbe Dilemma haben und nicht immer alles rund läuft. Aber wie du selber schreibst, mit der Zeit findet man seine verlässlichen Partner.

    Internette Grüße 😉
    Manuel

    • on 27. August 2016 Antworten

      Hi Manuel.

      Ich denke damit schlägt sich jeder rum, der ein Team aufbauen will… gute Leute finden ist nicht so einfach.

      Die Arbeit lohnt sich aber, denn wenn man erst mal verlässliche Leute hat, können die einem das Leben ganz schön erleichtern.

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