SPONSORED POST – Die digitale Transformation beschränkt sich nicht auf einen Wandel der Kommunikationsformen. Denn jenseits von E-Mail und Smartphone führt die Digitalisierung zu einer tiefgreifenden Umformung der Struktur vieler Unternehmen.

Wer von diesem Wandel profitieren möchte, der muss sein Unternehmen sowohl an die neuen globalen Trends als auch an aktuellen rechtlichen Bestimmungen anpassen.

Vor der Digitalisierung kommt die Prozessoptimierung

Die Digitalisierung ermöglicht den Austausch gewaltiger Datenmengen über Cloud-Technologien. Zudem ermöglicht eine umfassende computerbasierte Bedarfsplanung eine äußerst exakte Steuerung und Organisation sämtlicher innerbetrieblichen Prozesse. Im Zeichen der Industrie 4.0 reicht die Digitalisierung bis in die Produktionsabläufe hinein. Hierzu zählen Technologien wie 3-D-Drucker sowie Virtual und Augmented Reality.

Doch damit die digitale Technik ihr volles innovatives Potenzial entfalten kann, muss vor der Digitalisierung zunächst eine intelligente Prozessoptimierung kommen. Diese analysiert zunächst den speziellen Bedarf eines Unternehmens. Erst auf dieser Grundlage kann der entsprechende technische Bedarf ermittelt werden.

Somit sorgt die Prozessoptimierung unter Zuhilfenahme der digitalen Technik für eine Optimierung sämtlicher Abläufe. Auf diese Weise werden die digitalen Werkzeuge wieder zum Mittel zum Zweck – statt zum Selbstzweck.

Datenspeicherung im Zeitalter der DSGVO

So sind seit dem 25. Mai 2018 bei der Aufbewahrung von schriftlichen Daten die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung zu beachten. Diese legt für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie für Handelsbücher, Inventare, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüsse, Lageberichte und Konzernlageberichte und für alle zu deren Verständnis notwendigen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren fest.

Darüber gilt für empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben von abgesandten Handelsbriefen sowie für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Somit empfiehlt es sich alle relevanten Unterlagen nicht in offenen Regalen, sondern besser in staubgeschützten Stahlschränken aufzubewahren. Diese müssen natürlich eine hohe Last tragen KAISER+KRAFT, als spezialisierte B2B-Zulieferer, bietet genau diese an. Hier können diese auch in großen Mengen abgenommen werden.

Die ordnungsgemäße Speicherung digitaler Daten

Auch geschäftliche E-Mails zählen zu den Handels- und Geschäftsbriefen. Somit gilt für sie laut DSGVO ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von mindestens sechs Jahren bzw. bis zum Abschluss einer laufenden Steuerprüfung. Und für Rechnungen, Buchungsbelege und Inventare sowie weitere elektronische Unterlagen, die eine Relevanz für die Bilanzierung besitzen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Hierbei muss nach den den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) der Originalzustand dieser archivierten elektronischen Daten zu jeder Zeit überprüfbar sein. Deshalb beauftragen nicht wenige Firmen externe Dienstleister mit der ordnungsgemäßen Archivierung ihrer elektronischen Daten.

Die DSGVO-gerechte Entsorgung von Daten

Die DSGVO legt nicht nur Zeiten und Formen für die Archivierung wichtiger schriftlicher geschäftlicher Dokumente vor. Darüber hinaus müssen die Unterlagen und Datensätze nach dem Ablauf der entsprechenden Fristen DSGVO-gerecht vernichtet werden.

Bei Dokumenten in Papierform reicht hierzu ein leistungsfähiger Aktenvernichter. Allerdings gilt es beim Häckseln der Dokumente eine Vielzahl unterschiedlicher Sicherheitsstufen einzuhalten. Auch hierfür gibt es Dienstleister, welche sowohl Dokumente in Papierform als auch Dokumente Archiv-Datenträger zertifiziert entsorgen.

Bild von fancycrave1 auf Pixabay

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