Digitale Buchhaltung als Solopreneur – mehr Zeit und weniger Kosten!

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SPONSORED POST. Im Leben gibt es Dinge, die Du gerne machst und es gibt Dinge, die Du machen musst. Was in Deinem normalen Alltag vielleicht Dinge wie Wohnung putzen oder Wäsche waschen sind, ist in Deinem Berufsalltag als digitaler Solopreneur die Buchhaltung.

Spaß macht die Buchhaltung zwar nicht, aber zu Deinem digitalen Business gehört sie definitiv dazu. Ohne sie geht es nicht – und das nicht nur von Rechtswegen.

Ein Glück, dass das „notwendige Übel“ Buchhaltung heutzutage gut bewältigt werden kann. Vorbei die Zeiten, in denen Dein (externer) Buchhalter zusätzlich Kosten verursacht oder Du dich nach einer anstrengenden Arbeitswoche selbst noch etliche Stunden mit Rechnungen schreiben und dem Verbuchen von Belegen herumärgern musst.

Digitale Buchhaltung ist das Zauberwort, welches gerade Dir als Selbstständigem heutzutage einiges an Arbeit abnehmen kann. Du kannst Dich zukünftig auf mehr Zeit und weniger Kosten freuen.

Das Dilemma mit der Buchhaltung

Bei Großkonzernen scheint das Ganze einfach zu sein. In der Regel befasst sich eine ganze Abteilung mit der Buchhaltung. Auch Mittelständler haben mindestens einen festangestellten Buchhalter. Aber was ist mit Dir?

Als Solopreneur kannst oder willst Du Dir in der Regel keinen externen Buchhalter leisten. Einen Festangestellten schon zweimal nicht. Neben Deinem eigentlichen Online-Business als Kerngeschäft werden deshalb weitere Kompetenzen von Dir abverlangt. Eine dieser Kompetenzen ist die Buchhaltung.

Du stehst also vor einer schwierigen Entscheidung. „Verschwendest“ Du lieber Deine eigene kostbare Zeit mit etlichen Stunden, die Du eigentlich viel gewinnbringender einsetzen könntest. Oder gönnst Du Dir den Luxus eines Buchhalters. Der erledigt sicherlich zuverlässig alle Aufgaben, aber kostet eben auch Geld – viel Geld.

Eine digitale Buchhaltungssoftware ist die Lösung. Viele Aufgaben der Buchhaltung werden dadurch vereinfacht, andere Aufgaben werden komplett automatisiert.

Du benötigst dadurch kein zusätzliches Personal und hast dementsprechend keine zusätzlichen Kosten. Gleichzeitig sparst Du Zeit, da Dir durch Digitalisierung und Automation ein Gros der Arbeit abgenommen wird.

Aus Alt macht Neu – hin zur digitalen Buchhaltung!

Was den Weg hin zur digitalen Buchhaltung geebnet hat? Das umständliche Prozedere, das nicht nur in der Selbstständigkeit über Jahrzehnte hinweg den Büroalltag geprägt hat und mancherorts immer noch prägt.

Im Pendelordner werden Papierbelege abgelegt. Digitale Rechnungen werden ausgedruckt und landen im gleichen Ordner. Dieser muss spätestens zum Quartalsende dem Buchhalter vorliegen, der seinerseits die Digitalisierung der Belege und die Übertragung ins unternehmenseigene EDV-System vornimmt. Erst dann erfolgt die betriebswirtschaftliche Auswertung der Daten, auf dessen Grundlage unternehmerische Entscheidungen getroffen werden können.

So läuft Buchhaltung in Deutschland nach wie vor ab. Auch bei Dir?

Dann ist es für dich höchste Zeit umzudenken. Buchhaltung geht heutzutage deutlich einfacher. Digital und automatisch – mit diesen Worten lässt sich der moderne Buchhaltungsprozess am treffendsten beschreiben.

Was „moderne“ Buchhaltung im Einzelnen kann, erfährst Du nun.

Features einer digitalen Buchhaltungssoftware

Damit die Buchhaltung bei dir reibungslos ablaufen kann, braucht die entsprechende Software einige Features. Diese Funktionen erleichtern Dir Routineaufgaben und bilden gleichzeitig die wichtigsten Schnittstellen (zu Finanzamt oder Steuerberater) in Sachen Buchhaltung.

1. Tool zur Angebots- und Rechnungserstellung

Brummt Dein Business, wirst Du in aller Regel in hoher Frequenz Kontakt zu (potenziellen) Kunden haben.

Auf Buchhaltungsebene sollte die Kommunikation mit Deinen Kunden dabei im Idealfall folgendermaßen aussehen: Angebot, Auftrag und schließlich die Rechnung.

Du erstellst zunächst ein Angebot, welches Dein Kunde mit einem Auftrag bestätigt. Daraufhin erhält der Kunde von Dir Produkt oder Dienstleistung und die Rechnung.

Soweit die Theorie.

Mit Deiner digitalen Buchhaltungssoftware wird Dir bei diesem Prozess die Arbeit erleichtert. Die Zeiten, in denen Du Angebote und Rechnungen mühevoll mit MS Excel oder Adobe InDesign zusammenbastelst und anschließend manuell verschickst, sind vorbei.

Simpel Angebote erstellen

Intuitiv, einfach und schnell. Was im Sinne einer hohen Usability für viele Produkte und Dienstleistungen im Netz gilt, ist auch bei Deiner digitalen Buchhaltungssoftware ein wichtiger Faktor.

Das Erstellen von Angeboten und Rechnungen darf Dir als Nutzer keinerlei Schwierigkeiten bereiten und muss zügig vonstattengehen.

Was das bedeutet? Es müssen nicht immer und immer wieder gleiche Daten eingetippt werden. Textvorlagen ersparen Dir das wiederkehrende Formulieren von Begrüßungstexten und Schlussformeln. Deine Kunden und Deine Produkte/Dienstleistungen müssen im System nur einmal angelegt werden. Danach können die Daten per Klick ausgewählt werden.

Den Rest erledigt nun Deine digitale Buchhaltungssoftware. Soll heißen: aus Deinen Daten wird automatisch ein Angebot erstellt. Dieses Angebot kannst Du per Post oder E-Mail verschicken oder aber drucken und downloaden. Erhältst Du im Anschluss den Kundenauftrag, lässt sich das Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln.

Intuitiv Rechnungen schreiben

Eine Buchhaltung ohne Rechnungen? Das gibt es nicht! Deshalb unterstützt Dich Deine Buchhaltungssoftware bei der Rechnungserstellung.

Falls Deine Rechnungen nicht ohnehin aus Angeboten umgewandelt wurden, dauert die Rechnungserstellung analog zur Angebotserstellung nur wenige Sekunden. Auch hier sind eine schnelle und benutzerfreundliche Bedienung ein Muss.

Kunde und Produkt aus der integrierten Datenbank wählen, den Rest erledigt Dein digitaler Buchhaltungsassistent. Nützliche Zusatzfunktionen sind Rechnungsvorlagen in unterschiedlichen Sprachen, sowie eigene Layouts und individuelles Briefpapier.

Nach der Erstellung der Rechnung stehen Dir im Anschluss mehrere Optionen zur Verfügung. Entweder Du sendest die Rechnung per E-Mail oder auf postalischem Weg direkt aus dem System. Dadurch erhält Dein Kunde automatisch seine Rechnung. Zuviel Automation? Kein Problem! Alternativ einfach klassisch herunterladen oder drucken und manuell an Deinen Kunden verschicken.

QR-Codes – Scannung und Digitalisierung

Ein weiteres Feature, das gerade aus Kundensicht einen erheblichen Mehrwert bieten kann, ist das einfache Hinzufügen individueller QR-Codes.

Diese lassen sich auf sämtlichen Dokumenten Deiner Buchhaltungssoftware (Rechnungen, Angebote, Mahnungen…) erstellen und leiten immer zur jeweiligen digitalen Version des Dokumentes weiter.

Dein Kunde kann so beispielsweise seine auf dem Postweg erhaltene Rechnung mit dem Smartphone scannen und überträgt damit die Rechnung direkt auf sein Mobiltelefon.

Angebote und Rechnungen von unterwegs

Je nach Branche bist Du als Selbstständiger viel unterwegs. Mit einer Mobil-App Deiner Buchhaltungssoftware kannst Du auf Geschäftsreisen jede Minute effektiv nutzen. Egal ob in der Bahn, im Taxi oder im Flugzeug – Rechnungen und Angebote kannst Du überall erstellen und bei entsprechendem Internetzugang sogar versenden.

2. Automatische Belegerkennung

Das Sammeln von Belegen in einem Pendelordner war bis vor wenigen Jahren gängige Praxis. Einige wenige Unternehmen und Solopreneure greifen sogar nach wie vor auf diese Variante zurück.

Ein digitales Buchhaltungsprogramm erspart Dir die umständliche Prozedur mit dem Pendelordner. Belege und Eingangsrechnungen werden digital gesammelt. Da mögliche Papierrechnungen ohnehin irgendwann digital erstellt wurden, spricht nichts dagegen diese auch direkt digital einzufordern. Das spart Zeit, schont die Umwelt und senkt auf Seiten Deiner Geschäftspartner und Lieferanten Druckkosten.

Hast Du die entsprechenden Dokumente in digitaler Form erhalten, erledigt Deine Buchhaltungssoftware den Rest. Per Drag & Drop leitest Du die Daten vom Computer in das Programm. Fertig.

Falls eine Schnittstelle des Mailprogramms mit der Software eingerichtet wurde, erfolgt die Weiterleitung der Belege sogar automatisch.

In Deinem digitalen Buchhaltungsassistenten angekommen, werden die Belege mit Hilfe sogenannter Machine Learning Algorithmen (künstliche Intelligenz) analysiert. Durch die Analyse gelingt eine Kategorisierung, verbunden mit einer automatischen Verbuchung. Künstliche Intelligenz heißt in diesem Kontext übrigens, dass das System dazu lernt. Je mehr Belege erfasst wurden, desto zuverlässiger werden künftige Belegdaten eingeordnet.

Digitalisierung von Papierrechnungen 

Und was passiert mit Papierrechnungen? Liegt die Rechnung eines Lieferanten oder Partners nur ausgedruckt vor, greifst Du auf einen Scanner zurück und legst das digitalisierte Dokument im Anschluss in Deiner Buchhaltungssoftware ab.

Schneller geht es mit der Mobil-App der Software. Belege abfotografieren und schon findet die korrekte Erfassung und Verbuchung im System statt.

Dazu ein Beispiel: Mit Deinem Pkw fährst Du eine weitere Strecke zu einem potenziellen Neukunden. Nach dem Kundenbesuch betankst Du Dein Fahrzeug. Mit der Mobil-App Deiner Buchhaltungssoftware fotografierst den Tankbeleg. Der Tankbeleg wird automatisch verbucht und im System als Betriebsausgabe erfasst. So einfach kann Buchhaltung sein.

3. Integriertes Online-Banking mit entsprechender Bankschnittstelle

Rechnungen überweisen, Kontoauszüge prüfen. Man muss kein Unternehmer sein, um zu wissen, wie anstrengend es sein kann den Überblick über seine Finanzen zu bewahren.

Als digitaler Soloprenuer bist Du in einem größeren Ausmaß mit diesen Aufgaben konfrontiert als im Privaten. Täglich musst du Eingangsrechnungen bezahlen und überprüfen, ob das Geld für Ausgangsrechnungen auf Deinem Geschäftskonto ankam. Dabei geht einiges an Zeit verloren und Dein Nervenkostüm wird strapaziert.

Deine Buchhaltungssoftware kann dir bei diesen Aufgaben Arbeit abnehmen. Schnittstelle mit Deiner Bank einrichten und schon können Überweisungen von fälligen Rechnungen automatisch getätigt werden. Zusätzlich kann bei jeder Überweisung ein Zahlungsziel angegeben werden. So rutschst Du bei entsprechendem unternehmerischem Weitblick mit Deinem Konto niemals in rote Zahlen. Gleichzeitig kannst Du einfach Skonti und Rabatte geltend machen.

Aber nicht nur Auszahlungen laufen automatisch ab. Selbstverständlich wird auch der Eingang von Zahlungen von moderner Software registriert. Über die passende Rechnungs- oder Referenznummer wird der Status der zugehörigen Ausgangsrechnung von fällig auf bezahlt geändert. Dabei findet eine Verbuchung der zugehörigen Debitorennummer statt.

Die automatisierten Ein- und Auszahlungen machen dem aufwendigen Überprüfen von Kontoauszügen ein Ende. Du siehst auf einen Blick, welche Eingangsrechnungen noch bezahlt werden müssen und welche Ausgangsrechnungen im Umkehrschluss bezahlt wurden.

Eine Bankschnittstelle sollte bei einer guten Buchhaltungssoftware mit allen gängigen Privat- und Geschäftsbanken bestehen.

4. Betriebswirtschaftliche Auswertungen – aktuell und übersichtlich

Tagesaktuelle Auswertungen? Zu Zeiten des Pendelordners war daran nicht zu denken. Auswertungen lagen nach Einreichung beim Buchhalter frühestens zum Quartalsende vor. Ein Problem, das insbesondere Selbstständige traf, da kein zusätzliches Personal für die Verwaltung und Kontrolle der Finanzen vorhanden war.

Unternehmerische Entscheidungen mussten auf Grundlage veralteter Kennzahlen oder „unternehmerischer Intuition“ getroffen werden.

Als digitaler Solopreneur stehen Dir heutzutage deutliche besser Möglichkeiten zur Verfügung. Deine digitaler Assistent in Sachen Buchhaltung liefert basierend auf allen Ein- und Ausgangsrechnungen tagesaktuelle Auswertungen (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Gewinn und Verlust-Rechnung).

Unternehmerischer Weitblick beweisen und fundierte Entscheidungen treffen? Dank digitaler Buchhaltung und entsprechender Software bereiten Dir beide Punkte keine Schwierigkeiten.

5. Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Dauerfristverlängerungen der USt-Voranmeldung sind bei Kleinunternehmen häufig an der Tagesordnung. Ein nicht ganz stressfreies Prozedere, bei dem Du Dich als Unternehmer an die Vorschriften der Finanzbehörde halten musst.

Eine digitale Buchhaltungssoftware ermöglicht es USt-Voranmeldungen per Klick erstellen zu lassen und direkt an das Finanzamt weiterzuleiten. Der Prozess wird vereinfacht und Dauerfristverlängerungen werden dadurch zukünftig zur Ausnahme.

6. Schnittstelle zum Steuerberater

Neigt sich ein Geschäftsjahr dem Ende zu, ist bei vielen digitalen Solopreneuren Stress vorprogrammiert. Dokumente werden mühsam zusammengesucht und häppchenweise an den Steuerberater weitergeleitet. Das kostet einiges an Zeit und verhindert, dass man zum Jahresausklang durchatmen und im besten Fall zur Ruhe kommen kann.

Mit einer entsprechenden Schnittstelle zum Steuerberater kannst Du über Dein Buchhaltungsprogramm direkt festlegen, welche Dokumente an Deinen Steuerfachmann gehen. Kein kompliziertes Zusammensuchen. Kein umständliches Weiterleiten.

Alle Ein- und Ausgangsrechnungen liegen als branchenüblicher DATEV-Export vor. Dieser kann von jedem Steuerbüro direkt eingespielt werden. Die Kommunikation von Dir und deinem Steuerberater wird optimiert.

Alternativ kannst Du deinen Steuerberater sogar direkt in der Software mitarbeiten lassen. Einfach per E-Mail einladen und im System Berechtigungen festlegen. Du bestimmst dadurch, welche Daten Dein Steuerberater einsehen und verändern kann.

Fazit: Durchstarten mit deinem Online-Business

Zeit und Geld sind vielerorts knapp. Auch bei Deinem Business? In Zeiten digitaler Buchhaltung kannst du darauf achten, dass beide Ressourcen geschont werden. So bleibt mehr Zeit und Geld für’s Kerngeschäft.

Mit dem passenden Assistenten ist das „notwendige Übel“ Buchhaltung gar nicht so schlimm und kann an manchen Stellen sogar Spaß machen.

Suchst Du noch die passende Buchhaltungssoftware? In Deutschland gibt es einige Anbieter. Einer davon ist sevDesk. Auf Solopreneure spezialisiert nutzen über 65.000 Kunden das Buchhaltungstool.

Wenn auch Du zukünftig erleben möchtest wie einfach Buchhaltung sein kann, kannst Du das Tool kostenlos testen.

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