Die Basisvorlage für ein Briefing an virtuelle Assistenten, Freelancer oder Agenturen
Wenn es darum geht, einzelne Aufgaben für externe Partner in einem Briefing zu beschreiben, hatte ich früher oft zu Beginn das Problem des leeren Blattes, beziehungswiese der leeren Email. Wo fange ich an? Was ist überhaupt wichtig zu wissen, damit der virtuelle Assistent, die Freelancerin oder die Agentur die Sache in meinem Sinne erledigen kann?
Um es mir einfacher zu machen, habe ich mir für solche Outsourcing-Aufgaben irgendwann mal eine Basisvorlage in Form einer Checkliste geschrieben, die ich seitdem immer wieder nutze.
Die Checkliste kann man sich bei jeder Aufgabe einfach wieder per Copy und Paste vornehmen und mit den aufgabenspezifischen Inhalten füllen. Einige der Punkte sind auch manchmal nicht nötig, können im Einzelfall also getrost weggelassen werden, damit das Ganze so kurz und knapp wie möglich wird.
Inhalt dieses Beitrags
Briefing-Vorlage:
Hintergrund und Ausgangslage für das Briefing
Warum ist die Aufgabe überhaupt erforderlich?
Sachziel und eventuelle Meilensteine
Was soll als Aufgabenergebnis konkret erledigt werden? Ergänzend dazu können Details des Ergebnisses in Stichpunkten hilfreich sein, zum Beispiel Links, Fotos etc.
Erforderliche Zugangsdaten
Zum Beispiel zu einem Dropbox-Ordner oder zum Website-Backend.
Kontaktdaten der erforderlichen Ansprechpartner
Wer ist für was zuständig?
Deadline
Wann muss das Ergebnis spätestens vorliegen?
Zeitumfang
Stunden oder Arbeitstage, die die Aufgabe maximal beanspruchen darf. Wird nicht stunden- oder tageweise abgerechnet, sollte stattdessen ein Kostenrahmen definiert werden.
Zwischenstopp
Status, zu dem das Zwischenergebnis (zum Beispiel ein Entwurf) gecheckt wird, um gegebenfalls Infos zu ergänzen oder das Briefing umzujustieren.
Budget für externe Beschaffungen
Gemeint ist zum Beispiel Bildmaterial, das ein Grafiker selbst einkaufen muss.
Reißleine
WENN-DANN-Bedingung für ein vorzeitiges Beenden der Aufgabe, weil sie vielleicht undurchführbar oder für die Person nicht geeignet ist.
Beispiel: WENN bei einer Recherche nach potenziellen Geschäftskunden nach zwei Stunden weniger als 10 brauchbare Ergebnisse herausgekommen sind (obwohl insgesamt 50 Stück das Ziel waren), DANN soll die Aufgabe abgebrochen werden.
Gratis-Ebook "Das 1.000-Euro-Startup" mit Newsletter anfordern!
Du kannst Dich mit 1 Klick abmelden. Datenschutz
Mit der Anmeldung stimmst Du zu, dass ich Dir meinen Newsletter per Mail sende, und dass ich Deine eingetragenen Daten zu diesem Zweck verarbeite. Du kannst dies jederzeit mit einem Klick widerrufen und Dich so vom Newsletter abmelden. Dann werde ich Deine Daten löschen, und Du bekommst keine Newsletter-Emails mehr. Mehr zum Datenschutz...
Hinterlasse einen Kommentar
An der Diskussion beteiligen?Hinterlasse uns deinen Kommentar!