Wenn es darum geht, einzelne Aufgaben für externe Partner in einem Briefing zu beschreiben, hatte ich früher oft zu Beginn das Problem des leeren Blattes, beziehungswiese der leeren Email. Wo fange ich an? Was ist überhaupt wichtig zu wissen, damit der virtuelle Assistent, die Freelancerin oder die Agentur die Sache in meinem Sinne erledigen kann?

Um es mir einfacher zu machen, habe ich mir für solche Outsourcing-Aufgaben irgendwann mal eine Basisvorlage in Form einer Checkliste geschrieben, die ich seitdem immer wieder nutze.

Die Checkliste kann man sich bei jeder Aufgabe einfach wieder per Copy und Paste vornehmen und mit den aufgabenspezifischen Inhalten füllen. Einige der Punkte sind auch manchmal nicht nötig, können im Einzelfall also getrost weggelassen werden, damit das Ganze so kurz und knapp wie möglich wird.

Briefing-Vorlage:

 

Hintergrund und Ausgangslage für das Briefing

Warum ist die Aufgabe überhaupt erforderlich?

Sachziel und eventuelle Meilensteine

Was soll als Aufgabenergebnis konkret erledigt werden? Ergänzend dazu können Details des Ergebnisses in Stichpunkten hilfreich sein, zum Beispiel Links, Fotos etc.

Erforderliche Zugangsdaten

Zum Beispiel zu einem Dropbox-Ordner oder zum Website-Backend.

Kontaktdaten der erforderlichen Ansprechpartner

Wer ist für was zuständig?

Deadline

Wann muss das Ergebnis spätestens vorliegen?

Zeitumfang

Stunden oder Arbeitstage, die die Aufgabe maximal beanspruchen darf. Wird nicht stunden- oder tageweise abgerechnet, sollte stattdessen ein Kostenrahmen definiert werden.

Zwischenstopp

Status, zu dem das Zwischenergebnis (zum Beispiel ein Entwurf) gecheckt wird, um gegebenfalls Infos zu ergänzen oder das Briefing umzujustieren.

Budget für externe Beschaffungen

Gemeint ist zum Beispiel Bildmaterial, das ein Grafiker selbst einkaufen muss.

Reißleine

WENN-DANN-Bedingung für ein vorzeitiges Beenden der Aufgabe, weil sie vielleicht undurchführbar oder für die Person nicht geeignet ist.

Beispiel: WENN bei einer Recherche nach potenziellen Geschäftskunden nach zwei Stunden weniger als 10 brauchbare Ergebnisse herausgekommen sind (obwohl insgesamt 50 Stück das Ziel waren), DANN soll die Aufgabe abgebrochen werden.