SPONSORED POST – In den letzten Jahren hat sich in der deutschen Bürokratie einiges getan. Für einige kommt diese Bewegung um viele Jahre zu spät, für KMUs kommt sie zur Erleichterung von Abrechnung und Bilanzen gerade rechtzeitig. Die Buchhaltung im digitalen Zeitalter wird bestimmt durch weniger Papier, mehr Freiheiten beim Archivieren und natürlich mehr Lösungen zur Erfassung der Finanzen.

Um eine gewissenhafte Buchhaltung mit langfristiger Archivierung kommt kein Unternehmer herum. Bereits Kleinunternehmer sind zur Aufbewahrung der Belege auf Jahre verpflichtet, der Mittelstand häufig sogar zur Bilanzierung.

Darum sollten Unternehmen ab Gründung auf ein zuverlässiges System setzen, das sich jederzeit bis zur Bilanzierung ausbauen lässt. Dabei wurden in den letzten Jahren vor allem im digitalen Bereich Zugeständnisse an die Steuerzahlenden gemacht.

Weniger Papier, mehr Übersicht – Digitale Buchhaltung

In der Buchhaltung eines Unternehmens laufen alle Finanzbereiche zusammen. Abrechnungen, Mahnwesen, Gehälter, Investitionen, die Buchhaltung nimmt all diese Posten auf. Besonders essentiell ist sie für Handelsleute, die einer doppelten Buchführungspflicht unterliegen.

Aktiva und Passiva werden in verschiedenen Konten verbucht und je nach Haben und Soll Satz für Satz doppel gebucht. Dadurch werden Buchungsfehler verhindert.

Doch wie bei der Bilanzierung ist die Verpflichtung dazu eher hoch angesetzt. Erst mehr als 60.000 Euro Gewinn oder ein Umsatz über 600.000 Euro im Jahr verpflichten KMUs zur Bilanz. Ab dieser Grenze gelten dann für KMUs, die im Handelsregister eingetragen sind, auch die neuen Buchführungspflichten.

Bis vor einigen Jahren bedeutete das vor allem personellen und zeitlichen Aufwand. Heute übernimmt diese anspruchsvolle Aufgabe eine gute Buchhaltungssoftware. Die rein digitale Buchführung ist seit einigen Jahren erlaubt, wenn die Belege unverändert und unveränderlich gescannt und archiviert und dabei die Grundsätze der DSGVO beachtet werden.

Digitale Buchhaltung in der Cloud oder über externe Dienstleister?

Je nach Budgetposten können KMUs mit einem Steuerberater und Buchhalter extern zusammenarbeiten, oder die finanzielle Verwaltung selbst übernehmen. Neben der Einarbeitung in eine Softwarelösung werden dazu natürlich auch Mitarbeiter benötigt, die Belege ordnen und archivieren.

Allerdings ist der Aufwand deutlich geringer als mit einer eigenen Buchhaltungsabteilung, die per Hand archiviert. Eine intelligente Software erkennt Aussteller und Empfänger der Belege automatisch und ordnet sie nach Zugangsdatum und Art der Ausgaben. Kontenbewegungen werden erfasst, Rechnungen können erstellt oder archiviert werden.

Das Tool CANDIS kann sogar eigenständig mit dem Steuerberater kommunizieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich ganz einfach zur Bearbeitung hinzufügen. Ist das EU-konform? Tatsächlich sind sowohl CANDIS Smartbooks, als auch CANDIS Workflows, mit dem geltenden Gesetz konform und können bedenkenlos implementiert werden.

candis buchhaltung

Buchhaltungsprozess mit CANDIS

Buchhaltung im Unternehmen erleichtern, aber nicht minimalisieren

Eine Reduzierung der wichtigsten Vorgänge auf automatisierte Prozesse spart Zeit und Geld. Allerdings sollten Unternehmen ihre Buchhaltung auch dann genau im Auge behalten, wenn eine Software den Hauptanteil daran hat.

Sind Belege erst einmal verloren, wird der Nachweis gegenüber den Finanzbehörden erschwert und der Workflow behindert. Zudem kann nur ein Steuerberater erörtern, welche Erleichterungen Unternehmen wirklich betreffen und ein Buchhalter erkennen, wenn Bereiche optimiert werden können. Die Nutzung einer smarten Finanzbuchhaltung hingegen sollte unstrittig ab Tag 1 der Unternehmerschaft beginnen.

1 Antwort
  1. helga
    helga sagte:

    Die richtige Software zu finden ist ja nicht so leicht, wie es scheint. Es sollen doch unterschiedliche Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Löhne, Warenwirtschaft, Anlagenverwaltung ergriffen werden. Da wir Anfänger sind, könnten die Tipps zur digitalen Buchhaltung eine große Hilfe leisten, danke!

    Antworten

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