Wer sein Unternehmen netzwerkartig aufbaut, und dadurch laufend mit externen Partnern, mit Dienstleistern oder mit virtuellen persönlichen Assistenten (VPAs) zusammenarbeitet, steht immer wieder vor der Aufgabe, sich mit seinen Outsourcing-Partnern abzustimmen, um Projekte oder Abläufe möglichst reibungslos zu koordninieren. In unserer Firma MeinSpiel haben wir im Laufe der Zeit in immer mehr Bereichen so gearbeitet, und ich kann nur sagen, dass es absolut lohneswert ist, sich einmal intensiv mit dem Thema Briefings zu befassen, denn sie entscheiden maßgeblich, ob ein Projekt stressfrei abläuft. Fehler haben wir in der Anfangszeit beim Outsourcing zuhauf gemacht, so dass sich aber mittlerweile die folgenden Erkenntnisse herauskristallisiert haben:

Schreiben statt Sprechen

Wer seine Aufgaben an externe Dienstleister abgeben will, kommt um die Schriftform nicht herum. Schade eigentlich, doch ganz ohne eigene Denkarbeit im Vorfeld des Delegierens geht´s nicht. Denn hier entscheidet sich, was das Ergebnis der Aufgabe sein soll, in welchem Umfang das Ganze erfolgen soll und diverse weitere Details. All dies könnte man natürlich auch am Telefon erzählen, doch kann man so zwischendurch oder zum Abschluss eines Projekts nicht wirklich gut kontrollieren, ob auch alles wie vereinbart gemacht wurde. Ich will nicht sagen, dass man daher auf das Gespräch gänzlich verzichten sollte, aber zumindest sollte dann der Dienstleister alles wichtige mitschreiben und kurz zur Bestätigung seine Projektcheckliste per E-Mail senden. So geht man als Auftraggeber sicher, dass der Gegenüber alles verstanden hat, und der Dienstleister kann im Laufe des Projektes seine Arbeit immer mit dem Briefing abgleichen.

Konkret und mit klarer Sprache

Als ich zu Beginn meiner Selbständigkeit anfing Freelancer und andere Dienstleister in die Arbeit miteinzubeziehen, tat ich mich erstmal ziemlich schwer mit dem Formulieren, was andere denn für uns erledigen sollten. Ich wollte die Sache möglichst locker angehen und zum Beispiel Grafikerinnen möglichst wenig vorgeben – schließlich sollten sie ja kreativ sein können. Die Ergebnisse hatten dadurch aber teils wenig mit dem zu tun, was ich ursprünglich meinte. Und einen Haufen Arbeit warfen solche Projekte ebenso für mich auf, da vielfach nachjustiert werden musste, was natürlich für die Grafikerinnen auch nicht die große Erfüllung bedeutete.

Die Lehre daraus war eindeutig: Ohne Umschweife und glasklar sagen (bzw. schreiben), was man ganz konkret haben will, am besten checklistenartig mit Aufzählungspunkten. Worte wie „irgendwie“ oder „so´n bißchen“ haben in einem Briefing nichts zu suchen. Manch einer versucht seine Worte vielleicht noch aufwerten zu wollen mit hochtrabenden Fachbegriffen oder „Denglisch“-Wortkonstruktionen aus der Beraterszene, aber das Quatsch. Denn es vernebelt nur die Sicht auf die wesentlichen Punkte. Nach meiner Erfahrung sind beide Seiten mit einer klaren und konkreten Sprache im Briefing am Ende immer glücklicher. Übrigens, wer sich über die Berater- und Agentursprache ebenso gut amüsieren kann, der sollte hier mal reingucken.

In der Kürze liegt die Würze

Lange Texte haben im Briefing auch nichts verloren, denn sie haben zwei Nachteile: Erstens muss man selbst viel schreiben, und zweitens besteht bei zuviel Text die Gefahr, dass wichtige Punkte darin untergehen bzw. übersehen werden. Im Idealfall sieht der Auftragnehmer in kürzster Zeit, worum es geht, und welchen Umfang die Sache hat. Eine einfache Auflistung der Eckdaten eignet sich dazu am besten. Das Gleiche gilt für den Abschluss einer Aufgabe oder eines Projekts. Beide Seiten haben so die Möglichkeit, schnell durchzuchecken, ob alle wichtigen Punkte beachtet wurden.

Alle erforderlichen Infos geben

Wie schon gesagt, ist bei einem Briefing vor allem Denkarbeit nötig. Das heißt auch, sich im Vorhinein zu überlegen, welche Infos der Partner überhaupt benötigt, um die Aufgabe umzusetzen. Ansonsten wird das Outsourcing schnell mal zu einem Ping-Pong-Spiel aus Rückfragen und zusätzlichen Erklärungen. Wo findet er im internen Unternehmenswiki die Kontaktdaten der nötigen Ansprechpartner? Wieviel Budget kann er zum Kauf von Bildmaterial einsetzen? Welche Zugangsdaten braucht er?

Zudem eignen sich auch Wenn-Dann-Infos zur Vermeidung von Nachfragen oder unerwünschten Überraschungen. Beispiel:

WENN bei einer Recherche nach potenziellen Geschäftskunden nach zwei Stunden weniger als 10 brauchbare Ergebnisse herausgekommen sind (obwohl insgesamt 50 Stück das Ziel waren), DANN soll die Aufgabe abgebrochen werden.

Denn es gibt natürlich auch Aufgaben, die undurchführbar sind, und das will man ja nicht erst am Schluss erfahren, nachdem man seinen Partner unnötig beschäftigt hat.

Verschiedene Projekte nicht vermischen

Manchmal gibt es verschiedene Projekte, die gleichzeitig bei einem Partner laufen, zum Beispiel Produktionsaufträge bei einem industriellen Hersteller. Schafft man es hier vielleicht selbst noch ganz gut, die einzelnen Nachrichten seinen Projekten richtig zuzuordnen, muss das im Innendienst des Industriepartners noch lange nicht der Fall sein. Wer weiß, wie dessen interne Systeme ticken, oder wie die Mitarbeiter Mails filtern oder zuordnen. Packt man also zuviele Fakten von unterschiedlichen Projekten in einen Text, nach dem Motto

„Ach übrigens, in Projekt A steht jetzt ein neuer Liefertermin, aber vergessen Sie bitte auch nicht, dass Sie mir übermorgen zu Projekt B einen Vorabdruck per Express schicken“,

dann wird schnell mal was falsch zugeordnet. Damit solch Fehlerquellen möglichst eingedämmt werden, kann man jedem Projekt einfach einen unmissverständlichen Namen oder eine Nummer geben, die schließlich in wirklich jeder Mail in der Betreffzeile steht nebst der wichtigtsen Info der Mail. Tauchen dann im Laufe eines Projekts Fragen auf, lassen sich schnell in der Mailhistorie alle projektrelevanten Mails per Suche nach der Projektnummer aufrufen.

Limits und Zwischenstopps setzen

Okay, jetzt hat man schön verklickert, worum es konkret geht, alle wichtigen Infos kompakt formuliert und die Baustellen sauber voneinander getrennt. Es kann also losgehen. Der Partner arbeitet, und man selbst kann sich neuen Dingen widmen. Nach drei Tagen denkt man,

„Hm, jetzt müsste ja eigentlich mal was kommen. Soll ich mal nachfragen? Nee, ich will ja nicht unnötig Druck aufbauen.“

Eine Woche später dann doch mal eine Mail an den Dienstleister:

„Wie sieht´s denn so aus?“

Antwort:

„Ja, gut. Ich arbeite gerade noch ein paar andere Projekte ab, und dann fange ich wohl morgen mit der Sache an.“

Jetzt kommt das erste mulmige Gefühl, denn am Freitag nächster Woche muss das Projekt doch erledigt sein. Nur das wusste der Partner nicht. Schnell wieder antworten:

„Okay, aber bitte denken Sie daran, dass wir am Freitag nächster Woche ein Ergebnis brauchen.“

Die Woche vergeht, und am Freitag gibt es dann auch endlich das Ergebnis. Eine komplett fertigdesignte Druckvorlage für die neue Firmenbroschüre. Plötzlich merkt man, dass man das man das Logo doch lieber etwas dezenter gesetzt haben will, und dass alle Texte noch überarbeitet werden müssen, da der Dienstleister versehentlich nur die Kurzbeschreibungen der Produkte integriert hat, weshalb der Text auch noch viel zu groß ist. Jetzt steigt so langsam der Blutdruck, denn man steht selbst an der absoluten Deadline, und es gibt einfach keine Zeit mehr zum Finetuning.

Klar ist nun: Man hätte gleich zu Beginn die Deadline festlegen sollen, und dazu noch einen Zwischenstopp, um einen Entwurf o.ä. abzustimmen. Zudem wäre ein zeitlicher Puffer am Schluss auch nicht schlecht gewesen. Nächstes Mal ist man schlauer. Doch das dicke Ende kommt ein paar Tage später. Per Rechnung. 26,5 Arbeitsstunden möchte der Partner vergütet haben. Schluck, das war ja irgendwie anders gedacht – aber eben nicht abgestimmt. So sollte man eben nicht nur einen bestimmten Zeitpunkt als Deadline definieren, sondern auch vorab den zeitlichen Umfang in Stunden oder Arbeitstagen abstimmen.

2 Kommentare
    • Thorsten Kucklick
      Thorsten Kucklick sagte:

      Danke @DesignElements! Ich werde in künftigen Blogposts wohl auf beide Bücher auch noch das eine oder andere Mal eingehen. Sobald “The Art of Non-Conformity ” von Chris Guillebeau auf deutsch erscheint, gehe ich davon aus, dass es auch hierzulande ein ziemlicher Bestseller wird.

      Antworten

Dein Kommentar

An Diskussion beteiligen?
Hinterlasse uns Deinen Kommentar!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.