Zum Arbeiten in örtlich verteilten Teams gibt es immer noch eine ganze Reihe von Einwänden. Und ganz von der Hand zu weisen sind diese auch nicht. Wer stellt sicher, dass alle an einem Strang ziehen, statt sich auf die faule Haut zu legen? Wie kommt der Einzelne mit dem Allein-Arbeiten klar?

Zu diesen und anderen Fragen des verteilten, ortsunabhängigen Arbeitens bin ich kürzlich über einen sehr interessanten Post von Sara Rosso, einer Mitarbeiterin des Unternehmens Automattic, gestolpert. Automattic betreibt unter anderem die Plattform WordPress. com und ist weitgehend komplett ortsunabhängig organisiert.

Sara Rosso zeigt in ihrem Post 10 Lektionen, die sie in ihren vier Jahren bei Automattic in Sachen Arbeiten in verteilten Teams gelernt hat. Ich versuche diese einmal hier in meinen Worten wiederzugeben.

Du bist Dein eigener Chef und setzt eigene Ziele (und erfüllst sie)

Bei Automattic wird den verteilt arbeitenden Mitarbeitern ziemlich viel Verantwortung gegeben. Es geht im Prinzip gleich morgens los. Niemand prüft, ob und wann Du zur Arbeit kommt. Jeder hat dies selbst in der Hand und muss dann auch wissen, was im Laufe des Tages zu tun ist.

Es wird erwartet, dass Du selbst entscheidest, was Du konkret machst, und in welcher Zeit Du es machst. Wenn man jemanden dafür abstellen würde, dies immer zu kontrollieren, würde die Sache wohl recht ineffizient werden. Das Ganze funktioniert, vor allem weil auf

Leute gesetzt wird, die regelmäßig gute Ergebnisse beisteuern. Und das klappt umso besser, wenn diese ihren eigenen Rhythmus bestimmen.

Die meisten Meetings im klassischen Business sind nutzlos

Genau wie Sara Rosso es beschreibt, kenne ich es aus meiner Zeit in der Konzernwelt: Etliche Meetings mit vielen Beteiligten werden angesetzt, wo es vielfach nur um Status-Updates und andere Abstimmungen geht, die nüchtern betrachtet auch ruck zuck per Email oder mit ein paar Telefonaten abgehandelt werden könnten.

Stattdessen wird mit dem Meeting-Aktionismus insgesamt aber eine Geschäftigkeit vorgetäuscht, die einzelne Akteure nicht selten zur reinen Selbstprofilierung nutzen.

Update-Meetings sind absolute Zeitfresser. Nichtsdestotrotz sollte gerade ein örtlich verteilt arbeitendes Team Zeiten finden für gemeinsame Aktionen, aber mit Bedacht und nicht verschwenderisch.

Teammitglieder müssen sich zum Beispiel untereinander kennenlernen, oder es müssen gemeinsame Entscheidungen getroffen werden (wobei letzteres teils auch asynchron erfolgen kann).

Anstatt aufwändige Meetings anzuberaumen, veröffentlichen die Atomattic-Leute ihre Status-Updates wöchentlich für das gesamte Team. So sieht jeder, wo der andere gerade steht, und inwieweit Verabredungen und Ziele auch eingehalten werden.

Die Frage “Brauchen wir ein Meeting?” muss also erstetzt werden durch: “Brauchen wir eine Entscheidung?”, oder “Was sind die nächsten Planungsschritte?”

Du brauchst eine Routine zum Start in den Tag, egal wo Du bist

In Sara Rossos ersten Monaten bei Automattic, fand sie nicht so richtig eine feste Zeit, zu der sie mit der Arbeit begann. Das hatte auch damit zu tun, dass ihre sich Kollegen auch noch in verschiedenen Zeitzonen aufhiehlten.

Im klassischen Business stellt sich die Frage gar nicht, in der Ortsunabhängigkeit können solche Fragen für einige hingegen zur Last werden. Du könntest zwar den ganzen Tag im Schlafanzug zuhause rumhängen und an den Rechner gehen, wann Du lustig bist. Was aber im ersten Moment vielleicht reizvoll klingt, bringt auf die Dauer aber nur Stress.

Sara entwickelte deshalb eine Routine, mit der sie sich täglich in den Arbeitsmodus versetzen konnte: Zur festen Zeit aufstehen, im Bad “präsentabel” fertig machen und anziehen, und dann geht´s erstmal raus in den nächstgelegenen Kaffeeladen. Wenn sie anschließend zurückkommt, fängt die Arbeit an.

Das klingt zwar vielleicht banal, aber ich denke, jeder Selbständige weiß, wie wichtig solche Routinen sind.

Gesundheit hat Prio 1

Auch wieder so eine scheinbare Binsenweisheit. Klar ist Gesundheit für jeden absolut wichtig, als unabhängiger Mitarbeiter muss das Augenmerk darauf jedoch größer sein als im klassischen Arbeitsverhältnis.

Der Grund liegt vor allem darin, dass Du im klassischen Business meist Strukturen vorfindest, durch die Du zum Beispiel feste Mittagszeiten oder Feierabendzeiten hast. Solche Strukturen begünstigen auch im Freizeitbereich feste Zeiten für Sport oder ähnliches.

Wenn Du täglich selbst über Deine Zeiten verfügen kannst, und nicht auf eine Kantine angewiesen bist, ist es Fluch und Segen zugleich. Neben der Möglichkeit seine Arbeitszeiten dem eigenen natürlichen Rhythmus anzupassen und sich wirklich gesund zu ernähren, lauert die Gefahr genau das zu vernachlässigen, sei es aus Faulheit, sei es aus mangelnden Koch- oder Essengeh-Optionen, oder sei es ein Mangel an sozialer Kontrolle, die im Homeoffice in der Regel nicht da ist.

Nichtstun fällt schneller auf, als wenn man gemeinsam in einem Raum arbeitet

Wenn es um ortsunabhängige Arbeit geht, habe ich schon öfter den Einwand gehört, dass einzelne Leute sich dann einfach unbemerkt ´nen lauen Lenz machen, während andere schuften. Hat ein Unternehmen jedoch Unternehmen funktionierende Strukturen, ist das Gegenteil der Fall.

Dass es Leute gibt, die versuchen zu schummeln, indem sie sich auf die Faule Haut legen, ist sicherlich überall so. Doch dass solche Leute in Unternehmen wie Automattic schneller auffallen als im normalen Großraumbüro, klingt zwar unlogisch, ist aber so.

Während es im klassischen Büro etliche Möglichkeiten gibt, Arbeit und Wichtigkeit durch allerlei schauspielerische Manöver vorzutäuschen, hat das verteilt arbeitende Team nur einen einzigen Gradmesser für die Arbeit. Und das sind schlicht die realen Ergebnisse dieser Arbeit. Auf Dauer kann sich hier also keiner rausreden, wenn er regelmäßig nur dünne Ergebnisse beisteuert und sich aus der Sachdiskussion in Projekten heraushält.

Nutze Emoticons

Ich gebe zu, früher fand ich die ganzen Smiley in Chats, Emails und SMS ziemlich albern, und habe weitgehend darauf verzichtet. Mittlerweile habe ich mich aber damit angefreundet, denn diese sogenannten Emoticons sind doch recht nützlich, wenn man über längere Strecken nur schriftlich kommuniziert.

Nicht jeder hat schließlich den gleichen Humor, und so können einzelne Leute bestimmte Nachrichten auch mal “in den falschen Hals” bekommen 😉 . Gerade, wenn man sich noch nie physisch getroffen hat, lassen sich mit den grinsenden, besorgten, jubelnden und zwinkernden Gesichtern schnell Brücken schlagen.

Vor allem, wenn mal negatives Feedback angesagt ist, können Emoticons kleine diplomatische Dienste leisten.

Und es geht auch nicht nur darum, dass die “Chemie” stimmt. Es geht ganz grundsätzlich darum, überhaupt verstanden zu werden, und das ist nun mal die Basis aller Zusammenarbeit.

Verteilt arbeiten, aber eng verbunden sein

Stellt man sich Automattic als ein Unternehmen vor, in dem mehr als 250 Mitarbeiter alle allein an ihren einsamen kleinen Schreibtischen irgendwo auf der Welt sitzen, ist das ein irreführendes Bild.

Für Sara Rosso ist es so, dass sie täglich ins Büro geht, indem sie sich in die verschiedenen Tools und Kommunikationskanäle wie Skype oder interne Blogs einloggt. Jeder Mitarbeiter kann einfach angepingt werden, was oft zu schnelleren Feedbacks führt als interne Anrufe in klassischen Unternehmen.

Es ist einfach ein Mix aus direkter und asynchroner Kommunikation, der jeden Einzelnen zeitweise trennt aber auch immer wieder mit der allen anderen verbindet.

Ziel der Ortsunabhängigkeit ist nicht alleine zu arbeiten, sondern interaktiv

In Unternehmen wie Automattic ist es wegen der unterschiedlichen Zeitzonen und, weil sich die Mitarbeiter extrem selten direkt sehen, schon eine gewisse Herausforderung lockere und informelle Konversation zu betreiben.

Daher wird zum Beispiel in internen Blogs auch Platz gemacht für private Themen wie Musik, oder Haustiere. Daneben sind natürlich Skype-Telefonate ein guter Weg, um die reine Sachdiskussion aufzulockern. Manchmal entstehen aus solchen scheinbar nebensächlichen Gesprächen eben auch gute Ideen.

Du brauchst weniger “Büro” als Du denkst

Für einen vernünftigen Arbeitsplatz sind keine großartigen Gerätschaften und ähnliches nötig. Für Sara Rosso gehören neben einem Rechner mit funktionierender Internet-Verbindung dazu nur noch ein Headset, ein Notizbuch und ein Stift. Ladekabel können natürlich auch nicht schaden.

Mit diesem leichten Set hat sie in ihren vier Automattic-Jahren bereits am Strand, auf der Terasse, an Campingtischen, auf Sofas, in Hotels, in Coworking-Spaces und sogar im Bett gearbeitet.

Das wichtigste für sie ist in ihrer Büro-Umgebung schlicht Konzentration. Und die brauchst Du nun mal beim Arbeiten, egal an welchem Ort.

Denk´ daran, Urlaub zu nehmen

Wie so vieles kannst Du auch Deine Urlaubstage weitgehend frei festlegen. Und dennoch – oder gerade deswegen – besteht die Gefahr, das Thema außer Acht zu lassen.

Sara Rossos Tipp: Spätestens, wenn die allgemeine Ferienzeit beginnt, solltest Du dies als Reminder ansehen, auch selbst Urlaub zu machen beziehungsweise zu planen – gerade, wenn Du schon an Wochenenden gearbeitet hast.

Danke an dieser Stelle an Sara Rosso für die Einblicke in die Arbeitswelt bei Automattic!

 

Bildquelle: Titanas – Flickr

8 Kommentare
  1. Sebastian Fahrenkrog
    Sebastian Fahrenkrog sagte:

    Hi Thorsten

    Danke für den Artikel.

    Das Buch „The Year Without Pants: WordPress.com and the Future of Work“ ist hier auch absolut lesenswert für weitere Einblicke in die Arbeits und Teamkultur von WordPress.

    VG
    Sebastian

    Antworten
  2. Roland
    Roland sagte:

    Sehr interessanter Artikel. Da ich durch meine Selbstständigkeit nur im Homeoffice arbeite konnte ich viele Punkte wiedererkennen.
    Ich könnte mir derzeit garnicht vorstellen, in einem normalen Job in einem Büro zu arbeiten. Dafür habe ich in meinem Job im Homeoffe viel zu viele Freiheiten, die ich so nie hätte.

    Antworten
  3. Nikolai Shulgin
    Nikolai Shulgin sagte:

    Ich stimme Dir zu Thorsten, das Nichtstun bei dezentral organisierten Teams im Ergebnis schneller auffällt. Allerdings erst, wenn auch konkret Ergebnisse gefordert werden. Und dann kann es bereits zu spät sein. Daher stellt dezentrales Arbeiten einige Herausforderung an Führungskräfte, u.a. was die Leistungsmessung und Qualitätssicherung angeht. Darauf bin ich in meinem Blog eingegangen: http://www.bitrix24.de/for-entrepreneurs/home-sweet-home-so-gelingt-das-dezentrale-arbeiten-aus-dem-home-office.php

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    • Thorsten
      Thorsten sagte:

      Da kann ich nur zustimmen. Leichtfertiges Delegieren ohne klare Ziele kann dezentral schnell zu Chaos führen. Deinen Post zu dem Thema ist hier in meinen Augen eine echt gute Ergänzung.

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  4. Philipp
    Philipp sagte:

    Hallo Thorsten,

    toller Artikel. Habe viele Dinge aus meinem vergangenem Berufsleben wiedererkannt. Was dezentralen Teams glaube ich helfen kann, sind die richtigen Kommunikations-Tools. In unserem Team bei sipgate testen wir derzeit Slack. Wir haben das Tool in einem YouTube-Bericht mal durchleuchtet: http://www.arbeitaberanders.de

    Ich glaube besonders für das arbeiten und integrieren von Freelancern kann Slack sehr interessant sein.

    Beste Grüße
    Philipp von sipgate

    Antworten

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